Orice proiect de înființare ONG începe cu o alegere: asociație sau fundație. ADISAF, care coordonează partea administrativă a acestor dosare, iar partea juridică prin cabinetul de avocat colaborator, descrie pe site etapele, documentele și obligațiile ulterioare, pe care articolul de față le rezumă pentru fondatorii aflați în faza de documentare.
Asociație sau fundație: diferențele dintre cele două forme
Asociația se constituie din mai mulți membri care urmăresc un scop comun, iar înființarea unei asociații cere cel puțin trei membri fondatori, persoane fizice sau juridice. Fundația are la bază un patrimoniu destinat unui scop și poate fi creată chiar de un fondator individual, fie printr-un act între vii, fie prin testament. Diferența majoră în cazul unei fundații ține de patrimoniul inițial, mai consistent decât la asociație; valorile aplicabile se stabilesc în funcție de situația concretă.
Potrivit ADISAF, înființarea unui ONG presupune un parcurs diferit față de cel al unei firme: un act constitutiv însoțit de statut, o denumire confirmată ca disponibilă de Ministerul Justiției, un patrimoniu inițial și înscrierea, la judecătorie, în Registrul asociațiilor și fundațiilor. Scopul este ca structura non-profit să fie constituită corect și să poată funcționa legal.
Etapele de înființare ONG, de la denumire la înscriere
Procedura parcurge câțiva pași bine definiți:
- confirmarea și rezervarea denumirii la Ministerul Justiției;
- redactarea actului constitutiv și a statutului;
- autentificarea sau atestarea actelor;
- constituirea patrimoniului inițial;
- depunerea dosarului la judecătoria de care aparține sediul;
- hotărârea instanței și înscrierea organizației în Registrul asociațiilor și fundațiilor.
În cadrul serviciului descris de ADISAF, procesul începe cu o consultanță inițială, în care se stabilește tipul potrivit, asociație sau fundație, și scopul statutar. Urmează obținerea dovezii disponibilității denumirii, redactarea și avizarea documentelor, ghidarea privind constituirea patrimoniului inițial, depunerea dosarului pentru înscrierea în registru și predarea certificatului de înscriere împreună cu actele finale.
Abia după înscriere organizația dobândește personalitate juridică. Pentru a deveni operațională, entitatea are nevoie de cod fiscal de la ANAF, de un cont bancar și, la nevoie, de autorizarea codurilor de activitate. Termenul total variază în funcție de judecătorie și de cât de complet este dosarul.
Statutul și actul constitutiv: documentele de bază
În cele două documente se fixează scopul și obiectivele organizației, patrimoniul, structurile de conducere și regulile de funcționare. Redactarea lor corectă este un pas sensibil, motiv pentru care ADISAF apelează la servicii juridice specializate, iar documentele sunt avizate prin avocatul colaborator, astfel încât actele să treacă fără dificultăți de verificarea instanței.
Sediul organizației și actele din dosar
Asociația sau fundația, ca orice persoană juridică, își declară un sediu social. Acesta se dovedește printr-un contract de comodat sau de închiriere ori printr-un act de proprietate, iar documentele sunt completate cu acordul coproprietarilor și, la apartamente, cu cel al asociației de locatari. În dosar intră actele de identitate ale fondatorilor, dovezile privind sediul și patrimoniul inițial, actul constitutiv cu statutul și confirmarea disponibilității denumirii. Pentru pregătirea lui sunt utile, de asemenea, scopul și obiectivele organizației, propunerile de denumire și informațiile despre patrimoniul inițial; lista finală se confirmă în funcție de situația concretă, iar cerințele se pot actualiza periodic.
Dacă organizația nu are la dispoziție un spațiu adecvat, ADISAF propune găzduirea sediului social la o adresă din București sau Ilfov, împreună cu actele solicitate în dosar. Contractele de găzduire au, de regulă, durate între unu și trei ani și pot fi prelungite, iar o astfel de adresă păstrează discreția domiciliului personal al fondatorilor.
Obligațiile unui ONG după înființare
După înființare, ONG-ul intră sub incidența unor obligații proprii: contabilitate în partidă simplă sau dublă, situații financiare anuale, adunări generale convocate periodic și declararea beneficiarului real. Nerespectarea lor poate atrage sancțiuni sau chiar dizolvarea, așa că partea administrativă merită tratată cu aceeași seriozitate ca procedura de înființare.
Beneficiarul real în cazul asociațiilor și fundațiilor
Printre obligațiile care par mărunte, dar pot avea consecințe serioase, se află declarația de beneficiar real. Cerința are legătură cu prevenirea spălării banilor: autoritățile vor să identifice persoanele fizice care controlează efectiv o entitate, indiferent de forma ei de organizare. Beneficiarul real este mereu o persoană fizică, cea care, în ultimă instanță, deține sau controlează entitatea. Pentru asociații și fundații declarația are un regim propriu: se depune la instanță sau la Ministerul Justiției, se actualizează în termen de 15 zile de la orice schimbare relevantă și, în cazul ONG-urilor, se depune anual.
Formularul cuprinde datele complete ale fiecărui beneficiar real, precum numele, cetățenia, țara de reședință, natura și întinderea controlului, și este semnat de reprezentantul legal pe proprie răspundere. Nedepunerea sau depunerea cu întârziere se sancționează cu amendă, aplicată reprezentantului legal, iar dacă neconformarea persistă după notificare, entitatea poate ajunge în situația de dizolvare. ADISAF enumeră printre erorile frecvente confundarea beneficiarului real cu administratorul, omiterea actualizării după o schimbare și ratarea termenului anual în cazul ONG-urilor.
Utilitate publică, cota din impozit și activități economice
După înființare, organizația poate urmări și alte recunoașteri sau înregistrări. Printre situațiile speciale descrise de ADISAF se numără obținerea statutului de utilitate publică, modificarea ulterioară a statutului și înregistrarea mărcii la OSIM pentru protejarea numelui și a siglei. Redirecționarea unei părți din impozitul pe venit al persoanelor fizice către organizație presupune înscrierea acesteia în Registrul entităților nonprofit al ANAF, cererea depunându-se după ce există codul fiscal.
Activitățile economice sunt permise unui ONG, dar numai ca resursă secundară, legată îndeaproape de scopul principal; veniturile obținute se folosesc pentru acel scop. Pentru activități economice ample și de sine stătătoare este adesea mai potrivită o societate separată, iar ADISAF prezintă, pentru astfel de situații, și opțiunea înființării unui SRL.
Ce rămâne de reținut
Pentru cine analizează înființare ONG, informațiile ADISAF arată că procedura combină rigoarea juridică, de la statut până la înscrierea în registru, cu pașii administrativi de după hotărârea instanței. ADISAF acoperă București și Ilfov și lucrează la nivel național, online: demersul se coordonează la distanță, iar dosarul ajunge la judecătoria competentă pentru sediul declarat.
